O setor laboratorial também vem enfrentando dificuldades por conta da crise gerada pela pandemia do novo Coronavírus.
Alguns indicadores mostram que o setor registrou quedas significativas no número de atendimentos realizados, mesmo naqueles que possuem testes para a Covid-19. Os pacientes estão evitando contato com ambientes médicos, ficando mais em casa e isso acaba influenciando na receita dos laboratórios de análises clínicas.
Dessa forma, é preciso pensar em estratégias que auxiliem estas empresas a se manterem durante este momento crítico. Algumas unidades estão sendo fechadas, outras atendem com equipes reduzidas e todos que podem trabalham em home office.
Além disso, o setor enfrenta também dificuldade para adquirir insumos e ferramentas essenciais para a prática laboratorial. Primeiro porque muitas fábricas ao redor do mundo todo tiveram que parar. Segundo porque muitas empresas fornecedoras de insumos estão voltando suas fábricas para a produção de reagentes, remédios e outros materiais que podem ajudar no combate ao novo Coronavírus.
Então, como superar tudo isso e evitar que novos imprevistos prejudiquem um laboratório? Se faz necessário a criação de uma estratégia de gestão de crise eficiente. Dessa forma, é possível mapear as dificuldades e se preparar para todos os imprevistos.
A seguir, vamos mostrar alguns pontos para você que quer desenvolver uma estratégia de gestão de crise eficiente para essa e para as próximas crises que poderão surgir.
O que é gestão de crise?
O plano de gestão de crise engloba um conjunto de medidas previamente definidas para resolver situações críticas no momento em que elas surgirem.
Caso um laboratório tivesse um plano de gestão de crise que incorporasse diretrizes para lidar com uma pandemia viral, como foi a do Coronavírus, assim que isso se confirmasse poderiam adotar medidas preventivas e corretivas para evitar maiores danos.
Quando há um plano de gestão de crise, ninguém é pego de surpresa, pois ações já foram pensadas para cada problema que possa acontecer.
Para ter sucesso um plano de gestão de crise deve integrar todos os setores da empresa, com o intuito de organizar as informações e torná-las acessíveis a todos os gestores atuais e futuros, para que saibam como agir em emergências.
Defina a situação limite que poderá desencadear uma crise
Um dos pontos importantes para poder fazer uma gestão de crise em laboratório é definir quais são as crises que você pode enfrentar.
Vamos usar como exemplo uma coisa recorrente em tempos de Coronavírus. Alguns hospitais definem uma taxa de ocupação de leitos de UTI como um indicador padrão. Ao atingir 80% dos leitos ocupados, por exemplo, consideram que estão enfrentando uma crise e passam a adotar certas medidas.
O primeiro passo, portanto, é identificar esses indicadores e situações de perigo em seu laboratório. Pense em situações que podem ameaçar a credibilidade da sua empresa, que podem causar danos ou ferimentos a funcionários, pacientes ou sociedade e também nas situações que podem ter um interesse significativo dos órgãos de imprensa.
Juntamente a isso você poderá elencar quais áreas ou procedimentos estão mais suscetíveis a erros. Ao identificar os pontos falhos, é possível agir para melhorar e preparar um plano de contingência, imaginando o pior cenário possível e que atitudes poderiam ser tomadas neste caso.
Melhore a comunicação
Em um momento de crise é importante que a sua comunicação seja clara e verdadeira, tanto com clientes, imprensa e até mesmo internamente.
Sua comunicação interna não pode deixar brechas para ruídos ou desentendimentos. Por isso, é importante investir em formas de levar as informações pertinentes aos diversos setores da empresa, dirimindo quaisquer dúvidas.
Para momentos de crise é importante ter um plano de comunicação com a imprensa. É importante ter profissionais responsáveis por redigir comunicados, releases e demais informativos.
A comunicação é, hoje em dia, uma das partes mais importantes de uma empresa, visto que as redes sociais dão voz a qualquer pessoa e uma situação que parece inofensiva pode gerar crises enormes quando não é bem administrada.
Invista sempre na prevenção
Uma parte importante da gestão de crise é evitar que acidentes aconteçam. Por isso, é essencial fazer com que todos entendam que são peças importantes para manter a segurança do laboratório num todo.
Deve-se investir em materiais educativos, capacitação para os profissionais, prezar por ambientes e acessórios adequados, além de todos os EPIs indicados para os profissionais. Tudo isso tornará o ambiente laboratorial mais seguro, diminuindo as chances de desencadear crises futuras.
Atualize sempre seu plano de gestão de crise
Este é um documento que deve ser feito e acompanhado constantemente, acrescentando novas informações, dados, indicadores e tudo que possa colaborar para que crises futuras sejam evitadas.
Crie o hábito de periodicamente revisar e atualizar o plano de gestão de crises. Isso pode garantir a saúde do seu negócio por muito mais tempo.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia é uma das maiores aliadas de um laboratório que deseja melhorar sua gestão de crise.
Através de softwares de gestão laboratorial é possível ter todas as informações importantes sobre o seu negócio, encontrando pontos fracos, agilizando processos, otimizando resultados e diminuindo as chances de falhas humanas que podem desencadear crises.
O uso da tecnologia ainda pode promover:
- Menor custo operacional;
- Gestão eficiente de estoque;
- Controle adequado de recepção;
- Controle eficiente de orçamentos;
- Gerenciamento eficaz de soroteca;
- Controle eficiente de coletas e triagens;
- Mais segurança na prestação de serviços;
- Redução no tempo de entrega dos resultados;
- Integração entre os diversos setores laboratoriais;
- Segurança de dados, incluindo os dados sensíveis dos pacientes.
Se você ainda não possui este tipo de software, ou se possui algum que já não atende todas as suas necessidades, vale a pena conhecer o Sistema Scola.
Completo desde a versão inicial, o Sistema Scola é dividido em módulos integrados que extraem o máximo de produtividade de cada setor do Laboratório. Através de um banco de dados profissional de alto desempenho, todas as informações importantes são registradas e utilizadas para o controle efetivo da rotina e tomada de decisões, e mantidas em segurança pelo tempo determinado na legislação.
Conheça um pouco mais sobre este software que pode revolucionar a gestão do seu laboratório e entre em contato com nossos especialistas para tirar suas dúvidas.