Para garantir o sucesso de um laboratório de análises clínicas é imprescindível o acompanhamento de alguns indicadores que refletem a “saúde” do negócio. Estes indicadores, comumente conhecidos como KPIs (Key Perfomance Indicators), são métricas que auxiliam na gestão da empresa, podendo ser diferentes de acordo com o tipo de empresa ou até mesmo seus objetivos. Nos laboratórios temos alguns indicadores que devemos ficar de olho e podem indicar falhas, desperdícios, baixa produtividade.
Vamos entender melhor a seguir quais os KPIs mais importantes de serem acompanhados e melhorados para garantir o sucesso do seu empreendimento.
Qualidade
Este é um dos indicadores mais importantes em um laboratório de análises clínicas, afinal, qualidade significa que os resultados entregues estão confiáveis e garantem a credibilidade da empresa.
No entanto, como medir um dado tão subjetivo como a qualidade? O que pode indicar qualidade para uma pessoa, pode não ser para outra.
No ramo laboratorial o controle de qualidade é extremamente importante e se torna uma prática básica para manter a excelência dos serviços, tanto que há uma busca constante por certificações e acreditações que atestem esta qualidade nos serviços prestados.
Assim, uma forma de avaliar um indicador de qualidade é seguindo as regras e padronizações estipulados por programas nacionais de acreditação reconhecidos pelo mercado, como PALC (SBPC/ML), DICQ (SBAC) e ONA ou certificações como a Norma NBR ISO 9001.
Através do auxílio de um software de gestão laboratorial como o Scola, é possível criar uma Consulta Dinâmica, que agrupa diversos dados de interesse do gestor, facilitando a análise dos indicadores.
Assim, ao definir os indicadores de qualidade com base em certificados e acreditações e com o auxílio de um software para buscar estas informações, se torna simples e prático o acompanhamento periódico destes KPIs.
TAT – Tempo de Atendimento Total
Outro indicador extremamente importante e requisito essencial para receber a maior parte dos certificados e acreditações é o TAT (Turn Around Time, em inglês), que indica o Tempo de Atendimento Total.
A análise do TAT permite identificar quanto tempo um exame levou para ser processado em cada fase do processo laboratorial (pré-analítico, analítico e pós-analítico).
Assim, é possível definir um tempo ideal para cada etapa e, então, identificar possíveis falhas no processo, onde há perda de produtividade, equipamentos que geram atrasos, etc.
Dessa forma, ao fixar um indicador sobre o TAT, o gestor consegue agir diretamente no cerne do problema, melhorando todos os processos e diminuindo o tempo que o paciente espera até a entrega do seu exame.
Tempo de espera por atendimento
O tempo, como podemos ver, é um indicador essencial em um laboratório de análises clínicas.
O tempo que o paciente espera até ser atendido também é um indicador importante a ser analisado e que, ao ser melhorado, pode gerar uma satisfação maior do cliente. Afinal, ninguém gosta de esperar, ainda mais para realizar um exame, algo que pode ser desconfortável por conta do jejum ou procedimentos invasivos.
O módulo de Consulta Dinâmica do Scola pode facilitar a análise deste indicador, agrupando informações sobre o tempo que leva entre a chegada do paciente, retirada de sua senha, espera até o atendimento e coleta, dentre outras informações.
Recoletas
Em qualquer empreendimento, a necessidade de retrabalhos indica alguma falha.
Em um laboratório de análises clínicas, indicadores que mostram o número de recoletas realizadas em um período indicam que há alguma falha durante o processo, seja por contaminação de amostras, mau gerenciamento da soroteca, dentre outros motivos.
Assim, é essencial que este KPI seja acompanhado e que ações sejam tomadas para que o total esteja sempre próximo do zero.
Produção por centro de custo
Para garantir uma boa gestão do laboratório é importante organizar em centros de produção, como uma espécie de setorização. Por exemplo:, , os setores técnicos de Hematologia, Bioquímica, Imunologia, etc.; assim como os locais de coleta Posto de Coleta 1, Posto de Coleta 2, etc.
Cada um destes centros de produção tem uma dinâmica que pode ser comparada com os seus pares. E isso deve ser analisado através de indicadores para que o gestor consiga visualizar o quanto cada área está produzindo e, assim, verificar se é possível agir para melhorar este algum ponto.
É importante que cada despesa seja alocada ao centro de custo correto. No caso da energia elétrica, por exemplo, é interessante que seja feita um rateio, indicando qual área da empresa é responsável pelo maior consumo.
Depois de identificar o consumo é o momento de verificar o que cada área produz. Se um posto de coleta está gerando alto custo e coletando poucas amostras, produzindo menos do que o esperado, pode ser o momento de reavaliar o seu funcionamento ou pensar em formas de aumentar sua lucratividade.
Produção por médico
Boa parte dos clientes que chegam ao laboratório seguem a indicação de um médico. Por isso, analisar o indicador de produção por médico, ou seja, quantas pessoas ele levou ao laboratório, é extremamente importante.
Isso pode nortear futuras ações de marketing, seja fortalecendo os laços com aqueles que mais produzem ou criando alternativas para incentivar a indicação por aqueles com índices menores.
O suporte de um software especializado é essencial
Todos estes indicadores precisam de um software LIS que armazene, organize e permita uma fácil análise destas informações.
Como já citamos, o Scola possui a Consulta Dinâmica, que permite que o cliente monte junto à equipe de desenvolvimento do software consultas personalizadas, que analisarão os dados que o gestor mais precisa.
Dessa forma o laboratório garante a confiabilidade dos dados coletados, assim é possível analisar os indicadores de forma precisa, dinâmica, possibilitando que sejam tomadas ações mais assertivas.