Um laboratório de análises clínicas processa uma grande quantidade de dados todos os dias: fichas de clientes, gerenciamento de estoque, soroteca, indicadores de qualidade, configuração de equipamentos, exames processados, dentre tantas outras informações cruciais para a operação do negócio.
Imagine, então, que um acidente, incêndio, alagamento, roubo ou mesmo falhas de hardware causem a perda de todos estes dados. Isso pode significar a falência da empresa.
Para que isso não aconteça, o melhor caminho é contar com um sistema de backup funcional e seguro, que garanta a integridade dos dados. Se você ainda não tem, continue lendo. Você entenderá a importância e o que pode ser feito para proteger dados de exames com backups.
Brasil tem prejuízo de mais de US$ 26 bilhões por ano com perda de dados
Uma pesquisa realizada pela Dell EMC, entrevistando 125 organizações no Brasil, concluiu que elas amargaram prejuízos de mais de US$ 26 bilhões por ano devido à falta de uma política de segurança de dados adequada. Globalmente esse valor supera a marca de US$ 1,7 trilhão!
Mas o prejuízo causado pela falta de backup e, consequentemente, perda de dados, não é só financeiro. O estudo apontou queda de 49% na produtividade dos funcionários e atraso de 42% no desenvolvimento de produtos e serviços.
Imagine se uma falha ocasiona a perda de dados em um laboratório de análises clínicas. Haverá a sobrecarga de alguns setores e profissionais que ficarão encarregados de tentar minimizar os danos e recuperar os arquivos, outros ficarão ociosos por estarem sem as ferramentas, informações ou insumos necessários, pode haver necessidade de retrabalho e, assim, mais gastos surgem.
Por isso, é importante agir proativamente para impedir que acidentes como estes aconteçam. O primeiro passo é saber o que pode acontecer, quais pontos são os mais críticos e, então, agir para mitigar os riscos.
Falhas de Hardware são a maior causa de perda de dados
Vale a pena ter em mente que o principal motivo para a perda de dados é, primeiramente, a falha de hardware. Um computador ou componente que armazena as informações de todo o laboratório pode deixar de funcionar sem aviso.
Em seguida, as causas mais comumente citadas são: quedas de energia elétrica, falhas humanas, invasões de hackers e vírus, estes últimos gerando muitas vezes efeitos dramáticos sobre a empresa. Software malicioso pode abrir as portas de sua rede para invasores que coordenam ataques rápidos aos seus dados, e depois podem exigir um valor em dinheiro para liberá-los. Esta prática, conhecida como ransomware, tornou-se proeminente nos últimos anos. Quanto mais computadores e aparelhos estiverem conectados a uma rede, maior é o número de pontos vulneráveis que um hacker pode explorar.
Como backups ajudam a evitar prejuízos com perda de dados
Há quem diga que sofrer uma perda de dados é algo inevitável.
Deve-se trabalhar de forma proativa para criar mecanismos que protejam os dados contra todos tipos de ameaças, seja criando medidas de contenção de danos, quando a falha já tiver ocorrido, mas, principalmente, trabalhando para que algo assim nunca aconteça.
Proteger dados de exames com backups pode ser a melhor solução. Mesmo que haja qualquer falha, com backup recorrente e bem configurado, sempre existirá um arquivo com o último conjunto de informações capaz de restaurar todo o sistema (e seu laboratório) para pleno funcionamento.
Como o Sistema Scola pode auxiliar a proteger dados de exames com backups?
Um sistema laboratorial eficiente como o Scola pode garantir a segurança dos dados através de backups programados, seja para salvar dados em mídias físicas ou para salvamento em nuvem.
Backup em nuvem
Alguns adotam apenas o backup em nuvem, ou seja, o sistema periodicamente faz o salvamento dos últimos arquivos modificados em um servidor online.
Este tipo de backup tem a vantagem de não necessitar de um hardware para acesso. Caso todos os computadores do laboratório parem de funcionar da noite para o dia, basta acessar a cópia em nuvem, restaurar os dados em uma nova máquina e pronto.
Backup em mídias físicas
O backup em mídia física é uma ferramenta básica de garantia de dados. Ele pode ser feito em HDs externos, pen drives ou laptops designados especialmente pra isso (que fiquem fora da rede normal da empresa).
A mecânica é muito simples: diariamente ou em intervalos programados, os dados devem ser gravados em uma mídia portátil que depois é removida e mantida em um lugar seguro. Em caso de problemas, os dados podem ser restaurados desta cópia de segurança.
Todos os dados gravados estão seguros?
Uma questão para se ter em mente é que a cópia de backup em mídia física pode correr os mesmos riscos de seus equipamentos de uso diário. Por exemplo, um pen drive pode ser perdido, roubado, ou ter seus dados corrompidos de alguma forma. Por isso, nossos técnicos sempre recomendam que uma medida complemente a outra. Além de backup em mídia física, procure ter uma opção de backup na nuvem, ou mais de uma mídia física, guardadas em locais seguros separados. Isso é muito importante: você nunca deve guardar suas cópias de backup no mesmo local em que os dados originais são usados, ou ambas as versões sempre correrão todos os mesmos riscos juntos.
Outro perigo é o do vazamento de dados. Recentemente uma falha em um banco de dados (até o momento não se sabe qual) expôs dados de mais de 220 milhões de brasileiros (inclusive já falecidos). Isso pode acontecer com os dados sensíveis de pacientes de um laboratório de análises clínicas. Para evitar ou reduzir ao mínimo possível o risco de um vazamento de dados, é importante que seu backup seja codificado de alguma forma.
Para um nível adequado de segurança, suas cópias extras podem ser criptografadas. Várias ferramentas permitem isto. Adicionalmente, soluções na nuvem costumam sempre ser criptografadas por precaução (uma vez que estes prestadores de serviço também podem ser alvos de roubos de dados). Isso garante que dados vazados não possam ser lidos por ninguém.
Tenha suporte para a implantação de backups
Gerenciar um laboratório de análises clínicas já não é algo simples. Ter que se preocupar com a implantação de backups, então, pode ser algo ainda mais complexo e trazer alguns fios de cabelos brancos.
Por isso, clientes que contam com o Sistema Scola para a gestão do seu laboratório também possuem o suporte de uma equipe técnica para orientar no desenvolvimento de estratégias para proteger dados de exames com backups. Ao instalar o sistema, nós configuramos backups diários automáticos, que você deve manter sempre ligados e online, e a partir desta cópia, providenciar cópias adicionais em mídia física ou na nuvem. Se a qualquer momento você deseja checar se eles estão funcionando corretamente, você pode entrar em contato conosco.
Assim, você pode focar em trabalhar para garantir mais eficiência e lucratividade para o seu laboratório, com a segurança de que tudo estará em ordem.